「せっかくコストと時間をかけて集客したのに、当日の欠席が目立つ……」
「申し込みは順調だったのに、参加者数が少ない」
セミナーを主催する皆様なら、一度はこのような悔しい思いをしたことがあるのではないでしょうか 。
一般的に、セミナーの事前申込者のうち20％〜30％程度は、当日になってキャンセル（いわゆるドタキャン）になると言われています 。
例えば10名の申し込みがあっても、実際には7,8名しか来場しない計算です。さらに、ZOOMなどの講演リンクの案内が充分ではないなどの理由があると、キャンセル率は50％近くにまで跳ね上がることも決して珍しくありません 。
なぜ参加者はセミナーをキャンセルするのか？
セミナー申込者がキャンセルする理由はさまざまですが、大まかに分けると以下4つに分けられるのではないでしょうか？
- 日程を勘違いしていた
- 申し込んだことを忘れていた
- 興味がなくなった・面倒になった
- 急な用事や体調不良
このうち、「4」は防ぐことは難しいですが、その他３つについては、主催者側の工夫で防ぐことができます 。
キャンセル防止に有効な施策が、「リマインドメール」を送ること。
今回は、「リマインドメール」を「いつ」「どのような内容で」送ればいいのか、具体的に解説させていただきます。
リマインドメールの「2つの目的」と「5つの必須項目」
リマインドメールの目的は、以下の2つです。
- 申し込んだ内容（テーマ・日時・参加リンクなど）を定期的に通知すること
- セミナーに対する期待感を高める情報を届けること
この目的を果たせるような文面を意識して、キャンセル率の低減を目指しましょう。
リマインドメールに必ずいれるべき項目は、以下５つです。
１.開催日時、セミナータイトル
セミナーに申し込んだことを忘れさせないために必須です。特に、早めに申し込んだ場合は、日程を忘れていることも多いため、分かりやすく記載しましょう。
当然ですが、日程変更、時間変更はしないようにしましょう。
変更すると、キャンセルが多発する可能性があります。
２.視聴リンク、リアル開催の場合は会場、住所、地図、最寄駅など
当日、迷わずにご参加いただけるよう、視聴用URLを分かりやすく明記しましょう。カレンダーへの登録を促すと効果的です。
入室までの流れを記載するとより丁寧でしょう。
３.セミナー内容、講師の紹介、参加者の声
セミナーに対する期待感を抱かせるために、一番大切なコンテンツです。
どのような内容のセミナーなのか、過去の参加者がどう評価しているのか、講師にどんな知見、経歴があるのか、など、あなたのセミナーのセールスポイントをしっかりと伝えましょう。
また、すでに満席になっている場合は、そのことを伝えることで、人気のセミナーであることが伝わるので、期待感を高めることに繋がります。
４.当日の緊急連絡先
「URLが開けない。」「音がうまく聞こえない」など参加者からの連絡に対応できるよう、当日の緊急連絡先（携帯電話等）を必ず記載しましょう。
５.参加の意思確認
文面の中に、「ご参加予定でよろしいですか？」「キャンセルの際は必ずご連絡ください」など、参加の意思確認を毎回するようにします。そうすることで、どうしても参加できなくなった人からの連絡をいただくことができます。
事前に欠席のご連絡があれば、別の日程の案内も可能ですし、個別で説明しますと、アポにつなげることも可能となるので、取りこぼしを少なくすることができるでしょう。
リマインドメールのタイミングと頻度
リマインドメールの送付は、以下のタイミングで合計４回送ることをおすすめします。
- 開催２週間前
- 開催１週間前
- 開催３日前
- 開催前日
また、送るタイミングごとに文面は変更しましょう。
それぞれのテンプレートを用意しましたので、ご参考にしてください。
リマインドメールのテンプレート
1. 【開催2週間前】予定の再確認と期待感の醸成
最初のメールは、申し込みへのお礼を伝えつつ、手帳やカレンダーへの登録を再確認してもらうのが目的です。また、セミナーの魅力を伝え、楽しみにしてもらうための情報を盛り込みます。
件名：【開催2週間前】〇〇セミナー開催のご案内（日時：〇月〇日）
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の◯◯です。
この度は、「｛セミナー名｝」にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
開催まであと2週間となりました。 当日は｛セミナーテーマ｝について｛講師名｝より、事例を交えて詳しくお話しさせていただく予定です。 既に多くの方からお申し込みをいただいており、私どもも当日お会いできることを楽しみにしております。
つきましては、改めて開催概要をお送りいたします。 カレンダーへのご登録など、スケジュールの確保をお願い申し上げます。
■開催概要
・日時：〇月〇日（曜） 14:00～16:00
・視聴URL：
【ご参加の確認】
当日はご参加のご予定でお変わりございませんでしょうか。
万が一、ご都合が悪くなられた場合は、お手数ですが本メールへの返信にてお知らせくださいませ。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
2. 【開催1週間前】セミナーの魅力を再プッシュ
中だるみを防ぐため、過去の参加者の声や講師のプロフィールなどを紹介し、セミナーに参加する「メリット」を思い出させます。
件名：【あと1週間】〇〇セミナーのご案内／過去の参加者の声ご紹介
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の◯◯です。
｛セミナーテーマ｝の開催がいよいよ来週に迫ってまいりました。
本日は、過去に本セミナーにご参加いただいた経営者様からの声を一部ご紹介させていただきます。
- 「長年の課題だった〇〇の解決策が見えました」（A社 様）
- 「講師の〇〇さんのお話は目から鱗でした」（B社 様）
今回も、皆様のビジネスに役立つ情報を凝縮してお届けいたします。
ぜひご期待ください。
■開催概要
・日時：〇月〇日（曜） 14:00～16:00
・視聴URL：
【ご参加の確認】
当日はご参加のご予定でお変わりございませんでしょうか。
ご欠席される場合は、お席の調整がございますので、事前にご連絡いただけますと幸いです。
3. 【開催3日前】視聴用URLのご案内
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
今週〇曜日のセミナーまで、あと3日となりました。
当日のご入室方法についてご案内いたします。
■開催概要
・日時：〇月〇日（曜） 14:00～16:00
・視聴URL：
【ご入室の流れ】
①お時間になったら視聴URLをクリックください。
②開始時間前ですと待機画面が表示されておりますので、開始のお時間までお待ちください。
【ご参加の確認】
ご予定に変更はございませんでしょうか。
セミナーをキャンセルされる場合は、下記アドレスにご連絡をお願いいたします。
メールアドレス:
4. 【開催前日】最終確認と緊急連絡先の通知
前日のリマインドは必須です。急なトラブルに対応できるよう、当日の緊急連絡先を必ず伝ましょう。
件名：【いよいよ明日】〇〇セミナー開催です／当日の緊急連絡先
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
いよいよ明日、「｛セミナータイトル｝」を開催いたします。
講師・スタッフ一同、〇〇様のご参加を楽しみにしております。
■当日の緊急連絡先
当日、視聴URLが開けない等ございましたら、以下にお電話ください。
携帯：090-xxxx-xxxx
■開催概要
・日時：〇月〇日（曜） 14:00～16:00
・視聴URL：
【キャンセルについて】
セミナーをキャンセルされる場合は、下記アドレスにご連絡をお願いいたします。
それでは明日のご参加をお待ちしております。
メールアドレス:
いかがでしたでしょうか。
リマインドメールは、単なる「開催通知」といった事務連絡ではありません。
参加者に対して「あなたをお待ちしています」「このセミナーはあなたにとって価値があります」というメッセージを伝え、当日までのモチベーションを維持するための重要なコミュニケーションです 。
これらを毎回きちんと行うことで、キャンセルは格段に減少します 。
せっかくセミナーに興味を持っていただけた申込者に一人でも多くご参加いただけるよう、リマインドメールを見直してみましょう。
